Privacybeleid

Privacybeleid

In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop Persoonsgegevens door ons worden verwerkt.
Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde Persoonsgegevens met ons te delen, waaronder doch niet beperkt tot uw voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens).
We verzamelen alleen de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u te informeren over Hamlet Living en/of met u in contact te treden.
Wij baseren ons hiervoor op de verwerkingsgronden van de overeenkomst, de wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang en, in sommige gevallen, uw toestemming (zie ook artikel 2).
De verwerking van uw Persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Voor vragen en/of opmerkingen dient u contact op te nemen met  [email protected]
Door het verstrekken van uw Persoonsgegevens wordt u geacht het gebruik van uw Persoonsgegevens te hebben erkend in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Artikel 1 – Definities
“Hamlet Living” een besloten vennootschap naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Den Haag, 2521CA Waldorpstraat 17P, ingeschreven in de kamer van koophandel onder nummer 76657698.
“Persoonsgegevens” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, waaronder elke informatie valt aan de hand waarvan een natuurlijke persoon (ook wel “betrokkene” of “datasubject”) wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd.
“Verantwoordelijke” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. Hamlet Living zal gekwalificeerd worden als de Verantwoordelijke die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.
“Verbonden Vennootschap” betekent een vennootschap waarmee Hamlet Living verbonden is, zoals bijvoorbeeld haar zuster- of dochtervennootschappen.
“Verwerker” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, die Persoonsgegevens verwerkt namens/in opdracht van de Verantwoordelijke.
“Website” betekent de website van Hamlet Living en haar Verbonden Vennootschappen: www.harmet-living.com.

Artikel 2 – Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden
Klantgegevens
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).

Gegevens van leveranciers
Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).

Gegevens van personeel
Wij verwerken de Persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie.

Gegevens van sollicitanten
Wij verwerken de identiteits- en contactgegevens evenals de werkhistoriek en andere gegevens die gebruikelijk worden aangegeven op een curriculum vitae van sollicitanten wanneer zij ons deze informatie bezorgen. De Persoonsgegevens worden verwerkt om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor een job bij ons op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wanneer wij uw Persoonsgegevens langer willen bewaren nadat de betreffende vacature werd ingevuld, zullen wij u hierover berichten en u om toestemming daartoe verzoeken.

Andere gegevens
Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers, personeel en sollicitanten verwerken wij ook Persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. Dit gebeurt via onze Website of via andere kanalen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of, in sommige gevallen, de uitvoering van een overeenkomst.

Heel concreet, kunnen we de Persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken voor de volgende doeleinden:
 

  • om u als gebruiker van de Website te identificeren;
  • om u informatie te bezorgen omtrent onze projecten en diensten;
  • om u onze diensten te leveren en eventuele overeenkomsten uit te voeren;
  • om mogelijke klachten of verzoeken te verwerken en te behandelen;
  • om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren of verbeteren van de Website en alle gerelateerde producten of diensten van Hamlet Living;
  • voor direct marketing doeleinden;
  • om interne redenen, waaronder de bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden.
     

Artikel 3 – De vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens
Telkens wanneer u Persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

We implementeren passende maatregelen en procedures om de Persoonsgegevens die we middels de Website of via elektronische correspondentie verzamelen te beveiligen en te beschermen. Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan verwacht worden, om illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van uw Persoonsgegevens te voorkomen.

Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen wij niet garanderen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd indien deze gegevens buiten het contactformulier op de Website op een onbeveiligde wijze via andere kanalen worden doorgegeven of op een andere manier worden meegedeeld.

Wij trachten de beveiliging van uw Persoonsgegevens te optimaliseren door de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot personen met een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen Hamlet Living en haar werknemers, medewerkers, Verbonden Vennootschappen of onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 2 zullen toegang krijgen tot de gegevens).

Artikel 4 – Hoe verzamelen wij uw Persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?
Verzamelen van uw Persoonsgegevens Wij verzamelen uw Persoonsgegevens – zonder exhaustief te zijn – in de volgende gevallen:

  • bij het versturen van een verzoek tot informatie op de Website (via het contactformulier);
  • wanneer u een (arbeids)overeenkomst met ons sluit;
  • bij het versturen van een verzoek tot het ontvangen van onze nieuwsbrief;
  • indien u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de Website


Wij vermijden de verzameling van Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in artikel 2.

Wij kunnen de Persoonsgegevens die we verzamelen, combineren met informatie die derden aan ons leveren.

Bewaren van uw gegevens
De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van 7 jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft de Persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de Persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 jaar na de laatste keer dat met u een betekenisvol contact heeft plaatsgevonden, behoudens in geval van een uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.

Persoonsgegevens van personeel worden verwijderd na een periode van 5 jaar na de beëindiging van de arbeidsrelatie.

Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwijderd nadat de betreffende vacature werd ingevuld of na een periode van 2 jaar nadat de toestemming werd bekomen om sollicitanten te berichten omtrent toekomstige job opportuniteiten.

Artikel 5 – Doorgifte van Persoonsgegevens
Wij zullen geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, behoudens naar onderaannemers of medewerkers die zich verbonden hebben volgens de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie en daarbij een adequaat niveau van beveiliging bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.

Wij zullen voorts geen Persoonsgegevens overdragen aan andere partijen die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden dan met uw toestemming, tenzij:

  • de doorgifte noodzakelijk is om Verbonden Vennootschappen, medewerkers, agenten of onderaannemers toe te laten een dienst te verlenen of een taak te vervullen in onze opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het verlenen van marketingondersteuning, om marktonderzoek uit te voeren of klantenservice te verlenen);
  • dit wettelijk verplicht is.


Iedere overdracht van Persoonsgegevens aan een ontvanger zoals hierboven opgesomd is in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. Wij zorgen ervoor dat er maatregelen worden genomen zodat de ontvangers de Persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan deze die in artikel 2 limitatief zijn opgesomd en dat de ontvangers voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen ter bescherming van deze gegevens. Teneinde de beveiliging van de Persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij steeds een verwerkersovereenkomst sluiten met bovengenoemde ontvangers van de Persoonsgegevens, en desgevallend ook Standaard Contractbepalingen zoals voorzien door de Europese Commissie. Wij zullen alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de werknemers en medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens, deze uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen onder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.